Ticimax E-Fatura ve E-Arşiv Entegrasyonu

E-fatura ile e-arşiv aynı belge değildir

Sipariş paneli ödeme aldı diye fatura kesilmiş sayılmaz. Tahsilat bankada durur. Belge ise ayrı bir kapıdan, özel entegratörün hesabından çıkar. Ticimax bu kapıyı panele bağlar. Kapının kendisi Gelir İdaresi kaydı ve seçtiğiniz sağlayıcının sözleşmesidir. İkisi hazır değilken panelde anahtar aramak, boş bir forma şifre yapıştırmaktır.

Ticimax'ın e-arşiv ve e-fatura anlatımı iki belgeyi ayırır. E-fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki nitelikte, elektronik ortamda düzenlenen belgedir ve e-fatura sistemine kayıtlı mükellefe gider. E-arşiv, sisteme kayıtlı olmayan mükellefe ve son kullanıcıya elektronik gönderimdir. Müşteri bireysel alışveriş yapıyorsa çoğu zaman e-arşiv tarafı konuşulur. Müşteri vergi kimliğiyle ve e-fatura kaydıyla alıyorsa e-fatura tarafı konuşulur. Hangisinin sizin işletmeniz için zorunlu olduğu bu rehberin konusu değildir. Ciro eşiği, geçiş tarihi ve istisna mali müşavir ile Gelir İdaresi duyurusundan okunur. Burada rakam yoktur.

Burak Oğuz, 10 yıl boyunca Ticimax Destek Departmanı Yöneticisi olarak çalıştı. Aşağıdaki sıra, destekte tekrar eden kurulum ve fatura kesilmedi bildirimlerinden çıkarılmıştır. Ekran adları sürüme göre değişebilir. Güncel alanlar için Ticimax'ın kendi dokümanını esas alın. Bu sayfa resmi destek hattı ve vergi danışmanlığı değildir.

Önce sağlayıcı hesabı, sonra panel

Ticimax destek alanındaki ortak kurulum sayfalarında adı geçen sağlayıcılar arasında Uyumsoft, QNB e-Finans, Doğan E-Dönüşüm, EDM Bilişim ve HepsiBurada vardır. Liste, o dokümanın yayımlandığı güne aittir. Panelinizde başka bir ad görünebilir veya bir ad kalkmış olabilir. Sağlayıcıyı bu rehber seçmez. Seçim, işletmenin sözleşmesidir. Panelde adı olmayan bir firmayı yazarız diye zorlamayın.

Hesap açılmadan panele kullanıcı yapıştırmak belge üretmez. Sağlayıcıdan istenen bilgiler, kurulum sayfalarında aynı başlıklarla durur: servis kullanıcı bilgisi, servis kullanıcı şifresi, VKN veya TCKN, gönderici birimi ve posta kutusu. Bu değerler sağlayıcı tarafından verilir. Bir önceki projenin şifresini, muhasebe portalının giriş şifresini veya Gelir İdaresi şifresini bu alanlara kopyalamayın. Üçü ayrı kapıdır.

Alan adları sağlayıcıya göre değişir. Uyumsoft kurulum sayfası e-arşiv kullanıcı adı ve şifresi ile e-fatura kullanıcı adı, şifresi, posta etiketi ve birim etiketini ayrı yazar. QNB e-Finans sayfası bunlara ek olarak e-arşiv gönderici birim etiketi, e-arşiv kasa kodu ve iki haneli başlangıç öneklerini anlatır. Birinin alanını diğerinin formuna boş kalmasın diye uydurmayın. Dokümanda karşılığı olmayan kutuyu doldurmak, hatayı ilk gerçek siparişe erteler.

Uyumsoft ve QNB sayfaları şube adı için DFLT yazar. QNB sayfası kasa kodu için de DFLT yazar. Bu iki sayfanın talimatıdır. Başka bir sağlayıcının dokümanı aynı kelimeyi söylemiyorsa o kelimeyi oraya taşımayın. Önek isteyen sayfa iki hane der. Üç harfli bir kısaltmayı zorla sığdırmak numara serisini bozar.

Panelde hangi anahtar ne işe yarar

Ticimax'ın kurulum dokümanı yolu şöyle yazar: Ayarlar, ardından E-arşiv, E-Fatura Ayarları. Servis sağlayıcısı listesinden sözleşmesi olan firma seçilir ve Kaydet ile bırakılır. Menü solda mı üstte mi, sürüme ve panel görünümüne göre değişir. Adı birebir göremiyorsanız dokümandaki işi arayın: e-arşiv ve e-fatura ayarı. Uydurulmuş bir alt menüye tıklamak, çalışan bir anahtarı kapatabilir.

Aynı ekranda birkaç anahtar yan yana durur ve hepsi açık sanılır. Dokümanın ayırdığı başlıklar şunlardır. E-fatura ve e-arşiv hizmetinin aktifliği. Entegrasyonun aktifliği. Test. Canlı kullanımda test kapalı olmalıdır. Bu cümle Uyumsoft ve QNB sayfalarında açık yazar. Testi açık unutmak, panelde işlem varmış gibi gösterip canlı portala belge düşürmemenin sık nedenidir. Sipariş kimliği gönderimi de ayrı bir seçenektir. Sağlayıcı bunu istiyorsa açın, istemiyorsa her şey açık olsun diye açmayın.

E-fatura kullanıcı adı ile e-arşiv kullanıcı adı ayrı kutulardır. Sağlayıcı tek servis kullanıcısı gönderdiyse aynı değeri iki kutuya da yazmanız gerekebilir. Bunu sağlayıcının notu söyler, tahmin değil. Posta etiketi ile birim etiketi yer değiştirirse belge yanlış kutuya gider veya hiç gitmez. Gönderici birimi ile posta kutusunu yan yana, sağlayıcının iletisindeki sırayla okuyun. VKN veya TCKN, entegratör hesabındaki vergi kimliğiyle aynı olmalıdır. Şirket unvanı değiştiyse eski numarayı bırakmayın.

Şifrenin başında veya sonunda boşluk kopyalanmış olabilir. Kutu dolu görünür, servis reddeder. Değeri bir kez düz metin olarak açıp boşluğu silin, sonra yapıştırın. Şifreyi sohbet mesajına, ekran görüntüsüne veya bu sitenin formuna yazmayın.

Tek sipariş doğrulanmadan toplu kesmeyin

Doküman, kesme işini Siparişler menüsündeki Sipariş Listesi üzerinden anlatır. Tek siparişte satırın sağındaki Eylemler bölümünden e-fatura oluşturma veya e-fatura kesme kullanılır. Toplu işte siparişler soldaki kutularla seçilir, İşlemler altından Seçilenlere E-Fatura Oluştur denir. Üstteki kutu bütün listeyi seçer. Bütün listeyi, örnek sipariş portalda görünmeden seçmeyin.

Panel başarılı diyebilir. Doküman, bu uyarıdan sonra sağlayıcının kendi portalına bakılmasını söyler. Portalda aynı sipariş numarası, aynı tutar ve doğru belge türü yoksa iş bitmemiştir. Başarılı yazısını ekran görüntüsü yapıp muhasebeye kesildi diye iletmek, kesilmemiş satışı kapatır.

Örnek sipariş küçük, iptal edilebilir ve sizin kontrol ettiğiniz bir satış olmalıdır. Amaç ciro değildir. Amaç üç satırı yan yana görmektir: paneldeki sipariş tutarı, belgedeki tutar, sağlayıcı portalındaki durum. Kargo satırı ve indirim bu üçlüde kayboluyorsa belgeyi çoğaltmayın. Kargo bedelinin sepette nasıl çıktığı kargo entegrasyonu rehberindedir. İndirimin hangi kuraldan geldiği kampanya ve kupon rehberindedir. Belge, o kuralların sonucu olan tutarı taşır. Tutarı belgede elle düzeltmek, siparişle faturayı ayırır.

Müşteri bilgisi boşsa belge de boş kalır veya yanlış türe gider. Bireysel siparişte ad ve adres, kurumsal siparişte unvan ve vergi numarası sipariş kaydında durmalıdır. Ürün kartındaki vergi oranı bu rehberde söylenmez. Oran sizin ürün kaydınızdır. Oran yanlışsa belge de yanlış çıkar. Önce tek ürünün oranını sipariş satırıyla karşılaştırın, kataloğu toplu güncellemeyin.

Ödeme henüz kurulmadıysa fatura ekranına geçmeyin. Tahsilat ile belge ayrı iştir. Kart çekimi sanal POS kurulumu ve günlük redler ödeme hataları rehberindedir. Ödenmemiş deneme siparişine belge kesmek, sonra o belgeyi iptal etmek zorunda bırakır. Havale ile alınan siparişte de belge, ödemenin panele işlendiği kayda bakmalıdır. Ödeme yöntemi karışık bir siparişe belge basmak, tutarı doğru olsa bile muhasebede yanlış tahsilat izi bırakır.

Kesilmedi şikayetinde bakılacak yer

Şikayet tek cümleyle gelir: fatura çıkmadı. Çıkmamanın yeri değişir. Servis reddeder, panel başarılı der portal boş kalır, belge kesilir ama müşteriye mektup gitmez, ya da belge kesilmiştir ve ekip ikinci kez keser. Dördü aynı düğmeyle düzelmez.

Servis reddinde önce test anahtarına, sonra kullanıcı adı ve şifrenin o sağlayıcıdan gelen servis bilgisi olup olmadığına bakın. Portal şifresi ile servis şifresi karışır. Canlı bilgi test kutusuna, test bilgisi canlı kutuya yapışmış olabilir. VKN uyuşmuyorsa sağlayıcı kaydı açmaz. Posta etiketi ile birim etiketi tersse de açmayabilir. Bu dördü yanlışken sağlayıcıya entegrasyon bozuk diye giden kayıt, size bilgi hatalı diye döner.

Panel başarılı, portal boşsa aktiflik anahtarlarını yeniden okuyun. Entegrasyon kapalıysa veya e-fatura ve e-arşiv hizmeti kapalıysa düğme bir şey yapmış gibi görünüp belge üretmeyebilir. Saat ve sipariş numarasını yazın. Aynı numarayı portalda arayın. Yoksa başarılı yazısını kanıt saymayın.

Belge portalda duruyor, müşteri görmüyorsa mektup sağlayıcının portalından gider. Ticimax dokümanı, faturaların sağlayıcı portalından müşteriye iletildiğini yazar. Paneldeki indirme, müşterinin gelen kutusunu açmaz. PDF veya UBL indirmek belgenin sizde durduğunu gösterir. Müşteriye gittiğini göstermez. Mektup gitmiyorsa müşteri adresini ve sağlayıcıdaki gönderim kaydını ayırın. Adres yoksa entegrasyonu yeniden kurmayın.

Ürün kodu, ad ve tutar belgede siparişten farklıysa kaynak sipariş satırıdır. Belgeyi silip aynı hatalı satırla yeniden kesmek aynı farkı üretir. Satırı düzeltin, sonra yeni örnek kesin. Toplu kesim bu fark dururken bütün günü çoğaltır. Aynı siparişe iki kez basılmış belge varsa ikinciyi yeni satış sanmayın. İki belge numarasını ve tek sipariş numarasını yan yana yazın. Hangisinin duracağını mali müşavir söyler. Panelden birini gizleyip diğerini unutmak, ay sonunda iki kayıt bırakır.

Pazaryeri ve site aynı siparişe iki belge basmasın

Siteden gelen sipariş ile pazaryerinden gelen sipariş aynı fatura düğmesine düşebilir. Pazaryeri kendi belgesini kesiyorsa siteden ikinci belge aynı satışa ikinci kayıt açar. Hangi kanalın belgeyi üreteceği sipariş türüne göre yazılır. Yazılmazsa depo birini, muhasebe diğerini doğru sanır.

Ticimax destek alanında HepsiBurada için ayrı bir e-fatura kurulum sayfası da vardır. Bu, pazaryeri sipariş aktarımının kendisi değildir. Pazaryeri bağlantısının işi pazaryeri entegrasyonu sayfasındadır. Genel entegrasyon sınıflaması entegrasyon sorunları yazısındadır. O yazı fatura, kargo ve stok şikayetini ayırır. Bu rehber yalnızca belge kapısını anlatır. Stok düşünce belge de kendiliğinden kesilir sanmayın. İkisi ayrı iş olarak yazılmadıysa biri çalışır, diğeri bekler.

İade gelen siparişte belge kendiliğinden tersine dönmeyebilir. İade operasyonu ile belge iptali iki kayıttır. İade kargosunu kabul etmek, e-arşiv belgesinin iptal olduğu anlamına gelmez. İkisini aynı satırda iade edildi diye kapatmayın. Müşteriye giden ürün ile faturadaki ürün kodu farklıysa önce kodu düzeltin, sonra yeni belge konuşun. Kodu düzeltmeden iptal ve yeniden kesim, aynı yanlış kodu ikinci numarayla çoğaltır.

İptal, PDF ve UBL

Doküman iptali sipariş listesindeki E-Arşive Gönderdiğim Faturalar ekranından anlatır. İlgili satırın eylemindeki iptal kullanılır. Siparişi panelden silmek bu ekranın yerine geçmez. Silinen sipariş, portalda duran belgeyi geri almaz. İptalin hangi süreyle ve hangi koşullarla yapılabildiği sağlayıcının ve mevzuatın kuralıdır. Bu rehber gün sayısı vermez. Süre dolduysa yeni bir düğme aramayın. Mali müşavirinize sorun.

Aynı ekrandan PDF indirilir. UBL ise sipariş listesindeki eylemle alınır. UBL, belgenin teknik dosyasıdır. Muhasebe programı bu dosyayı istiyorsa indirin. İstemiyorsa her siparişte UBL aramak operasyonu yavaşlatır. İndirilen dosyanın sipariş numarasıyla eşleştiğini açmadan kabul etmeyin. Dosya adı doğru, içindeki alıcı yanlışsa indirme değil veri kaynağı bozuktur.

Şablonda görünen satırları değiştirmek, Ayarlar altındaki e-arşiv ve e-fatura ayarında ekstra alanlarla anlatılır. Doküman, eklemek veya çıkarmak istediğiniz veriyi sürükleyerek üst veya alt tarafa aldığınızı söyler. Kart numarası, servis şifresi ve müşterinin kart bilgisi bu şablona yazılmaz. Şablona eklenen her alan, örnek belgede gerçekten görünüyor mu diye bir kez bakın. Görünmeyen alan, sürüklenmiş ama yanlış belge türünün şablonuna konmuş olabilir. E-fatura ekstra alanı ile e-arşiv ekstra alanı ayrıdır. Birine eklediğiniz satır diğerinde kendiliğinden çıkmaz.

Kurulum sırası

1. Belge türünü mali müşavirle ayırın. Bu sayfa yükümlülük sınırı koymaz.
2. Sağlayıcıdan servis kullanıcısı, şifre, VKN veya TCKN, gönderici birimi ve posta kutusunu alın.
3. Ayarlar altındaki e-arşiv ve e-fatura ekranında o sağlayıcıyı seçin. Alanları o sağlayıcının kendi dokümanındaki karşılığa yazın.
4. Canlıda test seçeneğini kapatın. Entegrasyon ile hizmet anahtarının açık olduğunu okuyun.
5. Tek siparişte belge oluşturun. Panel uyarısı ile sağlayıcı portalını yan yana koyun.
6. Tutar, vergi, unvan ve belge türü tutuyorsa toplu kesimi açın. Tutmuyorsa listeyi seçmeyin.

Kurulum henüz yayında değilse belge adımı, ödeme ve kargo testinden sonra gelir. Sıra Ticimax site kurulum kapsamındadır. Yayındaki mağazada tekrar eden kesim hatası ise günlük operasyondur ve Ticimax danışmanlığı içinde ayrılır. Panelde kimin neyi kontrol edeceği Ticimax uzmanı sayfasında durur.

Canlı kesimden önce

Aşağıdaki liste tek örnek sipariş içindir. Örnek portalda doğru durmuyorsa kutu seçip toplu kesmeyin.

• Sözleşme. Sağlayıcı hesabı onaylanmadan panel doldurulmaz.
• Kimlik. VKN veya TCKN, entegratör hesabındaki numara ile aynı mı.
• İki şifre. E-fatura kullanıcısı ile e-arşiv kullanıcısı dokümandaki gibi duruyor mu.
• Etiket. Posta etiketi ile birim etiketi yer değiştirmiş mi.
• Test. Canlıda test kapalı mı. Doküman bunu açık söyler.
• Aktiflik. Hem entegrasyon hem hizmet anahtarı açık mı.
• Önek. Sağlayıcı iki hane istiyorsa iki hane yazın, uydurmayın.
• Şube. Yalnızca dokümanı DFLT diyen sağlayıcıda o değeri kullanın.
• Örnek. Tek siparişin numarası portalda var mı.
• Tutar. Kargo ve indirim belgede siparişle aynı mı.
• Tür. Bireysel sipariş ile kurumsal sipariş aynı belgeye zorlanmasın.
• Kanal. Pazaryeri kendi belgesini kesiyorsa siteden ikinci kez kesmeyin.
• Mektup. PDF indirmek, müşterinin mektubu aldığını göstermez.
• İptal. Siparişi silmek, gönderilmiş belgeyi iptal etmez.

Şifreyi ilk mesaja yazmayın. Mağaza adresi, sağlayıcı adı ve örnek sipariş numarası iletişim formundan yeter. Kurulumun belge adımı mı yoksa genel mağaza kontrolü mü gerektiği net değilse önce ücretsiz analiz notuna bu üç bilgiyi yazın. Kapsam, şifre gelmeden konuşulur.